¿Cómo evitar las multas del RGPD?

¿Cómo evitar las multas del RGPD?

El RGPD ya ha llegado y trae inmensos cambios en la forma en que las empresas necesitan manejar los datos personales de sus clientes y demás stakeholders. La portabilidad de los datos, el derecho al olvido y la obligatoriedad (o no) de la existencia de un encargado general de protección de datos son algunos de los principales cambios que la legislación trae. Sin embargo, una de las mayores preocupaciones de las empresas se relaciona con las enormes multas que la ley contempla para los infractores. El nuevo RGPD apuesta fuertemente en la fiscalización y en la penalización, a través de la aplicación de multas elevadas para los infractores. En los casos de infracciones de menor gravedad podrá alcanzar los 10 millones de euros o el 2% del volumen mundial de negocios del grupo en el que la empresa se inserta y en los casos más graves pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios mundial. Así pues, es esencial saber cómo evitar las multas del RGPD y es sobre esto que vamos a hablar en el artículo de hoy!

Defina un plan

Deberá haber un plan de acción estratégico para la implementación y evaluación constante del RGPD. Todas las áreas de la empresa deberán estar involucradas y en este plano debe constar la identificación, evaluación y categorización de los datos privados que la empresa ha almacenado.

Asesoramiento jurídico

El asesoramiento de profesionales es esencial para que el RGPD sea implementado de forma correcta. El consultor jurídico identificará los pasos ya implementados y los que faltan para cumplir el RGPD. El levantamiento de necesidades es muy útil si necesita recurrir a un socio para realizar los cambios necesarios.

Nombramiento de un Data Protection Officer

La empresa necesita verificar si es obligatorio nombrar un Encargado de Protección de Datos. En caso de necesidad, este profesional es responsable de las obligaciones que constan en el RGPD. El nuevo Reglamento exige que se designe un DPO si uno de estos casos es el siguiente:

• El procesamiento de datos es llevado a cabo por una entidad pública (excepto los tribunales que actúan en su capacidad judicial);
• Las actividades centrales de la empresa consisten en la monitorización regular y sistemática de datos personales de sujetos a gran escala;
• Las actividades centrales de la empresa consisten en el procesamiento a gran escala de datos relacionados con la actividad criminal/quejas/ofensas/etc.

Metodología de la privacidad por diseño

Los procesos deben ser creados o adaptados, para que los datos sean protegidos. La metodología a utilizar debe ser privacy by design, para facilitar la monitorización de comunicación de los eventos relacionados con los datos personales.

Actualización de la política de privacidad

La política de privacidad de los datos debe actualizarse de acuerdo con las nuevas exigencias de la legislación. Debe definirse una escala de clasificación y de tratamiento de los datos personales. El departamento jurídico de la empresa debe estar involucrado en este proceso y en esta política deben constar toda la información relacionada con el tratamiento real de los datos, incluyendo su finalidad.

Hacer la información más segura

La empresa debe implementar procesos que permitan detectar, reportar y resolver problemas de violación de datos personales, manteniendo siempre presente la cuestión de la seguridad. En este caso, se aconseja la utilización de servicios de recovery as a service.

Modificación de los canales de atención

Los procedimientos de atención al cliente deben estar preparados para recibir todas las solicitudes de conformidad con la nueva ley, ya sea en línea o fuera de línea. Es esencial garantizar que la seguridad de los datos de los ciudadanos no queda comprometida y que el ciudadano conoce el objetivo del almacenamiento de los datos por parte de la empresa.

Garantía de cumplimiento del RGPD por parte de los proveedores y socios

Todos los proveedores y socios implicados en el procesamiento de datos deben cumplir los requisitos del nuevo RGPD. Por ejemplo, al comprar una base de datos debe asegurarse de que la entidad subcontratada también cumple la nueva ley.

Envolver toda la organización

La empresa debe crear un programa interno de comunicación, para que involucra todas las áreas en este cambio. El responsable del cumplimiento del RGPD debe informar y sensibilizar a los colaboradores sobre la privacidad de los datos y los riesgos que el incumplimiento de la ley trae para la empresa.

Cifrado y/o enmascaramiento de los datos

La empresa debe asegurarse de que los datos altamente sensibles están encriptados o enmascarados para que no exista el riesgo de ser perdidos y la empresa sea víctima de las graves multas que figuran en el nuevo Reglamento. Datapeeers ofrece una variedad de técnicas sofisticadas scrambling para proteger datos sensibles, reemplazándolos de forma irreversible por datos ficticios pero realistas.