Intercambio de información: cómo mantener la confidencialidad en la comunicación?

Intercambio de información: cómo mantener la confidencialidad en la comunicación?

Nunca antes como ahora se ha hablado de la importancia de mantener la información empresarial segura. Cuando intercambiamos información y cuando los datos pasan de departamento a departamento, es esencial que se utilicen técnicas y reglas para que la comunicación se mantenga confidencial. Una fuga de información y la exposición de datos sensibles puede comprometer seriamente la continuidad de un negocio. En el artículo de hoy, abordamos las buenas prácticas para que la confidencialidad en la comunicación se mantenga intacta!

Controlar el acceso a la información

Esta es la primera regla que deben cumplir las empresas que quieren mantener sus datos seguros y confidenciales. Cada colaborador debe tener acceso sólo a los datos que realmente necesita para trabajar, pues el error humano es una de las causas más serias para las fugas de información. La inclusión de marcas de agua en archivos confidenciales es también una buena forma de prevenir el robo de datos privados y ayuda a identificar la fuente en caso de pérdida.

Utilizar el enmascaramiento de datos en la información más sensible

Mascarar los datos tiene el principal objetivo de proteger los datos confidenciales contra accesos no autorizados. En la práctica, las herramientas de enmascaramiento de datos crean una versión similar a los datos originales en términos de estructura pero sin revelar su verdadera información. En realidad, su formato original se mantiene sin cambios pero los datos presentados son ficticios. Los datos enmascarados se pueden utilizar en entornos de prueba y auditorías, sin comprometer el resultado del análisis, pero garantizando siempre la confidencialidad de la información sensible. Un proceso manual para proteger los datos consume mucho tiempo y recursos humanos por lo que la mejor opción es recurrir a herramientas que hagan el proceso de modo automático, como el Datapeers.

Reducción del uso de dispositivos de almacenamiento

El uso de pen drives y discos externos es una gran amenaza a la confidencialidad de los datos, ya que existe un gran riesgo de pasar virus a las máquinas de la empresa y también de la información si se pierde entre un dispositivo y otro. Así, lo aconsejable es que las empresas utilicen una solución de almacenamiento en Cloud, pues de esta forma todos los colaboradores tendrán acceso a la información desde cualquier lugar del mundo y de cualquier dispositivo. El hecho de que haya copias de seguridad constantes en los servicios de Cloud también es un factor muy importante para garantizar la seguridad de la información.

Creación de acuerdos de confidencialidad

Las empresas externas que necesiten acceder a los datos confidenciales de su empresa deben firmar términos de confidencialidad. Las empresas en el área de TI a menudo necesitan acceder a datos privados de la empresa y es necesario que exista una protección para que los datos no pasen al exterior. Firmar un acuerdo de confidencialidad va a aumentar mucho el compromiso de la empresa que está trabajando con nosotros y va a permitir una mayor tranquilidad a ambas partes!

Estas buenas prácticas no deben ser impuestas por los gestores sin haber una explicación, pues la reacción natural es que los colaboradores no se sienten comprometidos con la obligación de cumplir las órdenes. Todos los colaboradores deben ser conscientes de la importancia de mantener los datos bajo protección. Es fundamental estimular la comunicación entre los equipos y hacer la confidencialidad de los datos en una prioridad de su día a día.