Troca de informação: como manter a confidencialidade na comunicação?

Troca de informação: como manter a confidencialidade na comunicação?

Nunca antes como agora se falou da importância de manter as informações empresariais seguras. Quando trocamos informação e quando os dados passam de departamento para departamento, é essencial que se utilizem técnicas e regras para que a comunicação se mantenha confidencial. Uma fuga de informação e a exposição de dados sensíveis pode comprometer seriamente a continuidade de um negócio. No artigo de hoje, abordamos as boas práticas para que a confidencialidade na comunicação se mantenha intacta!

Controlar o acesso à informação

Esta é a primeira regra a ser cumprida pelas empresas que querem manter os seus dados seguros e confidenciais. Cada colaborador deve ter acesso apenas aos dados de que realmente precisa para trabalhar, pois o erro humano é uma das causas mais sérias para fugas de informação. A inclusão de marcas de água em arquivos confidenciais é também uma boa forma de prevenir o roubo de dados privados e ajuda a identificar a fonte em caso de perda.

Utilizar mascaramento de dados na informação mais sensível

Mascarar os dados tem o principal objetivo de proteger os dados confidenciais contra acessos não autorizados. Na prática, as ferramentas de mascaramento de dados criam uma versão semelhante aos dados originais em termos de estrutura mas sem revelar a sua verdadeira informação. Na realidade, o seu formato original mantêm-se inalterado mas os dados apresentados são fictícios. Os dados mascarados podem ser utilizados em ambientes de teste e em auditorias, não comprometendo o resultado da análise, mas garantindo sempre a confidencialidade da informação sensível. Um processo manual para proteger os dados consome muito tempo e recursos humanos pelo que a melhor opção é recorrer a ferramentas que façam o processo de modo automático, como o Datapeers.

Redução do uso de dispositivos de armazenamento

O uso de pen drives e de discos externos é uma grande ameaça à confidencialidade dos dados pois há um grande risco de passar vírus para as máquinas da empresa e também da informação se perder entre um dispositivo e outro. Assim, o aconselhável é que as empresas utilizem uma solução de armazenamento na Cloud, pois desta forma todos os colaboradores terão acesso à informação a partir de qualquer local do Mundo e de qualquer dispositivo. O facto de haver backups constantes nos serviços de Cloud também é um fator muito importante para garantir a segurança da informação.

Criação de acordos de confidencialidade

As empresas externas que precisem de aceder aos dados confidenciais da sua empresa devem assinar termos de confidencialidade. As empresas na área de TI muitas vezes precisam de aceder a dados privados da empresa e é necessário que exista uma proteção para que os dados não passem para o exterior. Assinar um acordo de confidencialidade vai aumentar muito o comprometimento da empresa que está a trabalhar connosco e vai permitir uma maior tranquilidade a ambas as partes!

Estas boas práticas não devem ser impostas pelos gestores sem haver uma explicação, pois a reação natural é os colaboradores não se sentirem comprometidos com a obrigação de cumprir as ordens. Todos os colaboradores devem estar conscientes da importância de manter os dados sob proteção. É fundamental estimular a comunicação entre as equipas e tornar a confidencialidade dos dados numa prioridade do seu dia-a-dia.