7 Dicas infalíveis para proteger o seu e-mail corporativo

7 Dicas infalíveis para proteger o seu e-mail corporativo

O e-mail corporativo é uma das ferramentas mais utilizadas nas empresas e armazena informações importantes e sigilosas, pelo que deve haver máximo cuidado na sua proteção. Praticamente todas as informações importantes numa empresa são passadas via e-mail e é necessário ter uma ação proativa nesta área para que não haja o risco de perder dados confidenciais. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 7 dicas infalíveis para proteger o seu e-mail corporativo!

Forme os seus colaboradores

Os colaboradores de uma empresa devem estar conscientes da importância da segurança da informação no e-mail corporativo. Só através de uma formação prática é que eles serão capazes de evitar alguns comportamentos arriscados na hora de utilizar o e-mail.

Apague os e-mails que já não interessam

Esta é uma tarefa difícil para a maior parte das pessoas, que por norma acumulam e-mails e consideram que algum dia todos eles irão ser úteis. No entanto, limpar a caixa de -mail com frequência é um bom hábito para garantir que esta está segura. Se considerar que um e-mail contém informação realmente importante e confidencial, guarde-o num disco externo e apague o e-mail original.

Leia o assunto com atenção

Antes de abrir um e-mail, tenha atenção ao assunto. A maior parte dos e-mails que são SPAM acabam por denunciar-se logo no título do e-mail. Cuidado com e-mails cujo assunto está em maiúsculas e com aqueles que oferecem promoções inacreditáveis. Se for notório que o e-mail é SPAM, apague-o de imediato sem o abrir.

Utilize VPN fora do escritório

Uma VPN (rede privada virtual) é um tipo de conexão privada que utiliza uma rede pública para aceder aos dados da sua empresa. Contém uma criptografia de conexão que impede a interceção de dados e rastreamento de IP’s. Esta é a forma mais segura de aceder aos dados da empresa através de redes públicas, como as dos hotéis e aeroportos e deve ser a única forma permitida pela empresa para os colaboradores poderem aceder ao e-mail corporativo fora da rede interna.

Crie uma política de segurança

É muito importante criar uma Política de Segurança da Informação para a sua empresa, que deve conter as normas, regras, métodos e procedimentos de gestão de e-mail que ajudarão a manter os dados confidenciais em segurança. Também é preciso garantir que os funcionários conheçam e sigam estas normas e isso pode deve ser feito através de formações práticas.

Utilizar um bom antivírus

As empresas não devem descurar o uso do antivírus e devem utilizá-lo em todos os dispositivos. Este deve estar sempre atualizado e é recomendado que as empresas invistam em licenças de antivírus, pois as versões gratuitas apenas oferecem um nível básico de proteção. Contudo, é importante que tenha em conta que nenhum antivírus oferece garantias de uma proteção 100% eficaz e é essencial que as empresas formem os seus colaboradores para estarem atentos a links suspeitos e para contribuírem para a proteção da informação da empresa.

Realizar backups de e-mail com frequência

É uma dica que na teoria todos conhecem, mas que na prática poucos praticam com formalidade. Ter uma política de backups de e-mail corporativo é fundamental para recuperar dados perdidos ou roubados por terceiros. Sem uma política de backups que envolva todos os colaboradores, é muito mais provável haver perda de dados por uso indevido dos mesmos. É preciso formar os colaboradores e consciencializa-los para a importância de proteger ao máximo a informação empresarial.