Arquivo mensal Fevereiro 2019

Como modernizar a sua empresa sem comprometer a segurança?

A transformação digital é um dos temas dos momentos nas empresas. Todas as organizações pretendem adotar sistemas que lhes permitam uma modernização dos seus processos e uma consequente melhoria dos resultados. No entanto, uma das questões que mais preocupa os gestores nesta área é a possível falta de segurança que uma modernização empresarial pode trazer. Contudo, é possível modernizar a sua empresa sem comprometer a segurança. Vamos saber como neste artigo!

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A importância de certificados digitais para escritórios de advocacia

Para construir uma carreira no ramo da advocacia, assim como em todo ofício, o profissional de direito deve cumprir com alguns requisitos obrigatórios para sua área. A aprovação no Exame da OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) é apenas o primeiro passo na enorme lista de medidas que precisam ser tomadas para se obter sucesso em sua atuação no sistema jurídico.  Mas a garantia de um grande o sucesso profissional nessa área não se encontra na lista do que deve ser cumprido, e sim no que pode ser feito. Os grandes advogados se destacam da média ao irem além do básico, e acrescentar ao seu método de trabalho ideias e ferramentas que garantem o aperfeiçoamento contínuo daquilo que se executa. Contudo não podemos analisar o desempenho profissional de um advogado sem considerarmos o escritório em que esse se encontra, e as ferramentas utilizadas para execução de seu serviço. O dia a dia de uma empresa é um ponto de extrema influencia  no comportamento daqueles que trabalham nela; Dessa forma o controle do tempo, a organização de documentos, o armazenamento de informações, e diversos outros detalhes são aspectos cotidianos que fazem total diferença na análise pessoal e geral do desenvolvimento jurídico.  O Certificado Digital é um documento eletrônico, uma solução digital, que pode atender tanto pessoa física ou jurídica, a fim de realizar transações online. Essa ferramenta permite a troca virtual de documentos, de mensagens e dados, com a vantagem de possuir um complexo de segurança que garante que tudo seja feito de uma forma segura.

Com o Certificado Digital OAB os atos processuais podem correr sem presença física do advogado. O acesso via internet permite que sejam movimentados contratos, petições, pareceres e diversos outros documentos que fazem parte do cotidiano de um advogado e do escritório de advocacia. Dessa forma, a tecnologia aparece como um jeito de facilitar uma rotina já agitada, fazendo dispensável a locomoção até tribunais, fóruns e varas. Proporcionando, ainda, a economia de uma quantidade significativa de folhas de papel

Entre as vantagens da adesão do Certificado Digital, podemos listar:

  • assinar e enviar documentos pela internet (como escriturações contábeis e fiscais);
  • Realizar consultas e efetuar atualização de cadastros
  • fazer login em ambientes seguros;
  • Conseguir certidões da Receita Federal
  • Cadastrar procurações;
  • Acompanhar processos tributários pela internet sem precisar se deslocar até um posto de atendimento munido de muitos documentos.

Indo mais a fundo, podemos observar que:

Uma maior agilidade na prestação de serviços

Não há mais espaço para profissionais que ainda possuem uma rotina burocrática, entulhados em papéis e pilhas e mais pilhas de processos. A possibilidade de acesso eletrônico prova que é preciso caminhar junto à tecnologia ou o especialista poderá perder espaço no mercado. As ferramentas digitais permitem que as informações sejam lançadas no espaço digital de forma simples e rápida, mas além disso possibilita um acesso imediato de qualquer lugar. A informação passa a ser compartilhada e recebe atualizações em tempo real.

O uso do Certificado Digital para advogados representa maior agilidade na prestação de serviços e no próprio julgamento das causas. Enquanto processos de papel levam meses para serem resolvidos, por meios digitais a solução pode levar dias.

Melhoria em questões de mobilidade

Se antes o advogado precisava se locomover até os fóruns e cartórios carregando uma pilha de documentos e gastar horas em uma fila, agora essa realidade pode ser deixada para trás e é possível e consultar toda e qualquer informação por meio da tela de um computador, tablet ou smartphone.

Para advogados, o Certificado Digital via dispositivos móveis facilita o dia a dia e possibilita realizar transações e assinaturas e resolver diferentes assuntos em poucos cliques. E o melhor: a qualquer hora e lugar.

Diminuição de burocracias

O Certificado Digital para advogados têm a mesma validade da antiga identidade profissional emitida pela OAB, mas como a assinatura passa a ser digital e o processo agora é eletrônico. Práticas processuais, que antes demandavam meses de tramitação no Poder Judiciário, levam menos tempo para serem analisadas e resolvidas.

Redução de custos

Os custos de um processo judicial incluem a locomoção do advogado até pontos de autenticação e valores gastos com papel para emissão de documentos. Imagine o custo de ter que realizar, a cada processo, a autenticação em cartório dos documentos, validar o ajuizamento das ações, recursos, notificações e outros atos.  

A substituição do papel pelo documento digital representa maior agilidade na transmissão de peças processuais, além de gerar mais economia, dinamismo e rapidez.

Segurança jurídica

Os Certificados Digitais possuem um ótimo complexo de segurança. A tecnologia faz uso de criptografia, o que assegura o sigilo e a autenticidade das informações. No Certificado do tipo A3, é comum que, como opção de segurança, o sistema requeira sempre a digitação de uma senha, que quando digitada 3 vezes de forma incorreta leva ao bloqueio do Certificado.

Ao lidar com dados de processos um escritório tem em mãos informações que exigem cuidados especiais de proteção. Para a segurança do advogado e dos clientes é necessário investir em uma ferramenta que oferece um bom complexo de segurança, e que possua algum tipo de controle de acesso -dessa forma apenas pessoas autorizadas podem acessar e visualizar as informações ali presentes.

Tendo em mente todas as vantagens que um Certificado Digital pode trazer para o advogado e seu escritório é natural que seja dado início às buscas do Certificado ideal para você. Antes de escolher qual é o Certificado Digital ideal para atender as necessidades do seu escritório, o advogado deve estar ciente de todos os detalhes que envolvem um Certificado:  A1 ou A3, Smart Card ou Token, entre outros.

Depois de avaliada todas essas questões, um importante fator de contratação a ser observado é o preço do serviço a ser adquirido. Com o mercado oferecendo diversas opções é necessário que seja feita uma boa busca de planos e valores para que se consiga um bom custo-benefício. Estude e compare variados pacotes antes que a decisão final seja tomada.  

A adesão dos advogados ao processo digital não é apenas um diferencial competitivo, mas sim é uma realidade, por exemplo, o software jurídico que já faz parte da rotina de diversos advogados. Não permita que sua estrada profissional seja prejudicada pela permanência de métodos passados. Garanta seu ingresso na era on-line, simplifique burocracias, agilize processos e ofereça aos seus contratantes o que há de melhor no mercado jurídico nacional.

 

7 dicas para uma rápida adaptação ao RGPD

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